Comment faire du télétravail un succès pour les gestionnaires et les employés

Questions et réponses en compagnie d’Alan Kearns, fondateur et instructeur en chef de CareerJoy.com.

Pensez-vous que n’importe quelle entreprise peut faire du télétravail un succès ? 

Le télétravail est complexe. N’importe quelle entreprise pourrait adopter le télétravail, mais pas toutes le réussiraient bien.  Il s’agit d’une question de comportements et de systèmes. De nombreuses personnes sont très autonomes et disciplinées et n’ont pas besoin d’être dans un bureau pour faire leur travail et être motivées. Pour d’autres, le télétravail peut être plus difficile. 

En termes d’infrastructure, les entreprises peuvent adopter facilement le télétravail si tout est dans le nuage et si l’ensemble de l’entreprise est conçu avec des outils, des systèmes et de la documentation accessibles sur demande. Cependant, les entreprises ne sont pas toutes dotées d’un système adapté au télétravail.  Il peut y avoir des problèmes sur le plan de l’administration d’un hôpital, lorsque les employés doivent avoir accès à un réseau par exemple. Sur le plan technologique, c’est possible, mais il faut considérer les problèmes complexes en lien avec la sécurité et la confidentialité.  

Le télétravail comporte de nombreuses pièces à ajuster et, honnêtement, de nombreuses entreprises accusent un certain retard à ce chapitre. 

Quels sont les mythes entourant le télétravail ? 

 Le plus grand mythe consiste à dire que la plupart des gens ne seront pas productifs. Ils iront à la maison, promèneront le chien, feront la lessive et le ménage. Mais ce n’est généralement pas le cas. La plupart des gens veulent travailler et la plupart des employés sont de bons employés.  

Dans la foulée de la COVID-19, quelles pourraient être, selon vous, les répercussions à long terme du télétravail sur les entreprises ? 

Pour certaines entreprises, les répercussions seront négatives. Si leur modèle d’exploitation n’est pas adapté au télétravail, ils peuvent perdre leur élan et leur part de marché. Pour beaucoup d’entreprises, je pense que ce sera très positif. Certaines entreprises se remodèleront et réduiront les coûts d’infrastructure. La présence de personnes dans un bureau tous les jours coûte très chère. Mais d’après mon expérience personnelle, le télétravail peut être très efficace accompagné d’une bonne gestion et de bons outils. 

Beaucoup d’entreprises seront surprises de réaliser à quel point le télétravail fonctionne bien.  Elles pourront réduire les coûts d’exploitation et le temps de déplacement. Elles pourront mieux recruter les gens.  De nombreuses personnes échangeraient 5 000 dollars par an ou plus pour faire du télétravail ou opteraient pour cette solution au lieu d’une augmentation. Il y a tellement d’avantages. De nombreuses statistiques indiquent aussi que les gens peuvent être plus productifs en travaillant à domicile.  

POUR LES GESTIONNAIRES 

Comment les gestionnaires peuvent-ils préparer au mieux leurs employés au télétravail ? 

Parfois, il suffit de le faire en réaction à une crise [comme la COVID-19]. Mais une partie de cette préparation consiste à faire en sorte que [les employés] y adhèrent. Pourquoi faisons-nous cela ? Certaines personnes aiment travailler au bureau. Vous devez expliquer aux employés le type de soutien auquel ils doivent s’attendre. Nous utiliserons telle ou telle chose pour vous soutenir. Il est important de donner des directives sur la disponibilité et la communication. Ce que l’on attend d’eux, ce sur quoi ils auront le contrôle, les heures pendant lesquelles ils sont censés travailler ou être joignables, ou à tout le moins communiquer avec leur supérieur. 

Comment les gestionnaires peuvent-ils s’assurer que leurs employés restent productifs au quotidien ? 

Si vous devez vous en assurer, alors vous n’avez pas les gens qu’il faut. Il serait préférable de leur demander de quelle façon vous pouvez les soutenir. Comment procédez-vous pour l’embauche et la gestion des employés? Nous devons supposer que la plupart des gens veulent travailler avec diligence et pas autrement.   

Il est important de contrôler particulièrement durant des périodes de transitions comme celle que nous vivons actuellement.  

Des millions de Nord-Américains sont en télétravail cette semaine et cela était inattendu. Si vous aviez des réunions le mercredi, continuez à les avoir. Gardez les mêmes horaires et le  même rythme qu’au bureau, travaillez simplement avec la plateforme que vous avez choisie. Il s’agit d’une question de continuité, communauté et  connectivité. 

Les réunions vidéo sont-elles importantes ou les téléconférences habituelles sont-elles acceptables ? 

Selon moi, dans la mesure où cela fonctionne pour  votre entreprise, mais d’un point de vue pratique et pragmatique, il y a un avantage à utiliser la vidéoconférence.  Quand vous voyez le visage de quelqu’un, il y a une énergie que vous ne ressentez pas au téléphone. Une partie de notre réalité est que nous ne recueillerons pas autant de renseignements avec le ton de voix des personnes. Le fait de voir une personne ayant une allure bizarre dans une réunion nous informe plus .  

Comment les gestionnaires peuvent-ils créer une culture positive du télétravail ?  

Il s’agit de créer une communauté. Il faut voir la possibilité de faire fonctionner le rythme du travail hors ligne. Qu’est-ce qui permettra à vos employés de se sentir liés, sur la même longueur d’onde et épanouis ? Chez CareerJoy, nous avons notre siège social avec des équipes d’un océan à l’autre. Pour les réunions principales, nous commandons le déjeuner ou le café en utilisant un service de livraison pour les équipes à travers le pays et nous mangeons tous « ensemble ». 

POUR LES EMPLOYÉS 

Comment les employés peuvent-ils se préparer psychologiquement au télétravail ? 

Tout d’abord, il y a des choses pratiques à faire, comme installer un bureau, même s’il fait partie de votre salle à manger ou de votre chambre, et trouver un espace qui vous appartient, où vous pouvez travailler de manière productive et avoir de l’intimité, surtout si vous avez des enfants ou d’autres membres de la famille à proximité. Il est important de se rappeler que votre partenaire, votre chien et vos enfants sont affectés par votre télétravail. 

Deuxièmement, si vous parlez à des clients, informez-les que vous êtes en télétravail. Ainsi, s’ils entendent le chien aboyer, ils comprendront pourquoi. Je me suis rendu compte que lorsque je dis aux gens que je travaille à la maison, ils me disent : « J’aimerais pouvoir faire cela » !  

Troisièmement, intégrez des pauses dans votre journée et décidez de ce que vous ferez durant ces pauses: promener le chien ou prendre un café. Lorsque vous éteindrez votre ordinateur portable, assurez-vous de vous fixer des limites quant à l’utilisation de vos appareils numériques.  Lorsque vous ne travaillez pas, utilisez un iPad plutôt que votre ordinateur portable de sorte que vous savez psychologiquement que vous ne travaillez pas. 

Enfin, rendez votre espace de travail agréable pour vous, personnalisez-le en plaçant des fleurs ou une photo sur votre bureau. Placez une chaise appropriée. 

Comment les employés peuvent-ils se sentir moins isolés des opérations quotidiennes ? 

Le charme d’un bureau au travail est de voir des photos de la famille des collègues, de leur chien, le coloriage de leur enfant. Comment peut-on créer d’autres moyens de se lier les uns aux autres ? Vous pouvez demander à vos collègues de donner des nouvelles en utilisant des applications de messagerie comme Team ou Slack, par exemple. Ou encore, créez un comité de travail à partir de votre domicile qui évaluera les façons d’améliorer les choses pour tous à court ou à long terme. 

Avez-vous un mot de la fin pour rassurer les gestionnaires et les employés sur le télétravail ? 

Dans les moments de crises, nous voulons une personne dotée de leadership qui reconnaît cette période difficile et qui rassure les gens en les informant des choses qui se font et d’un plan d’intervention.  L’inconnu éveille l’anxiété. Les mythes sont amplifiés, les problèmes se manifestent et peuvent prendre très vite de l’ampleur.  C’est comme lorsque vous êtes à bord d’un avion qui traverse une zone de turbulence et que vous entendez : « C’est votre capitaine qui parle, et je veux vous informer sur ce qui se passe ». Il y a quelque chose de très réconfortant à entendre cela dans un avion, et dans un lieu de travail. Ce geste apaise la plupart des gens et réduit leur anxiété.   

Il s’agit d’une période turbulente pour une organisation de déplacer 5 millions de personnes en télétravail en une semaine, mais en fin de compte, il en résultera beaucoup de bien.  

Alan Kearns est un maître à penser sur tout ce qui fonctionne. Auteur et collaborateur de The National, The Globe & Mail, National Post et CBC Radio, il partage les dernières tendances et les changements dans le milieu de travail canadien. Nommé parmi les 40 meilleurs jeunes de moins de 40 ans, il est l’associé directeur et le fondateur de CareerJoy, une entreprise nationale de services de ressources humaines primée, desservant plus de 2 300 organisations canadiennes de premier plan, dont World Vision, Shopify, Centraide, Toyota, CHMC et le gouvernement du Canada.